Az adminisztráció egy láthatatlan költség. Nem jelenik meg egy számlán se, nem kapsz róla értesítést, mégis nap mint nap időt, energiát és pénzt vesz el a vállalkozásodból. Sok vállalkozó csak akkor döbben rá a valódi súlyára, amikor már rendszeresen estékbe nyúlik a munka, csúsznak az ajánlatok, vagy elmarad a fejlődés.
Ebben a bejegyzésben körbejárom, hogy
- mennyi időt visz el az adminisztráció,
- mennyibe kerül ez valójában számokban,
- milyen rejtett költségekkel jár,
- és mit tehetsz ellene.
De mit is értünk adminisztráció alatt?
Ide tartozik minden olyan háttérfeladat, ami nem közvetlenül termel bevételt, mégis elengedhetetlen a működéshez.
Ilyenek az:
- ajánlatok készítése és kiküldése
- számlázás, kimenő–bejövő számlák kezelése
- e-mailek megválaszolása
- időpont-egyeztetés
- dokumentumok rendszerezése
- szerződések előkészítése
- adatkezelési, nyilvántartási feladatok
- ügyféladatok kezelése
Ezek külön-külön apróságnak tűnnek, együtt viszont komoly terhet jelentenek.
Mennyi időt vesznek el ezek a feladatok egy vállakozótól?
A többség heti 10–15 órát tölt adminisztratív feladatokkal. Ez sokszor nem munkaidőben történik, hanem késő este, hétvégén, hajnalban, ahol épp van idő.
Ez havonta átlagosan:
- 40–60 óra,
- évente pedig 500–700 óra adminisztráció.
Ez gyakorlatilag 3–4 hónapnyi teljes munkaidő egy évben.
Gondold át ezt egy kicsit.
Mennyibe kerül ez számszerűsítve?
Most jön a kijózanító rész.
Tegyük fel, hogy:
- a vállalkozásod óradíja 10 000 Ft (sokaknál azért ennél magasabb),
- heti 12 órát töltesz adminisztrációval.
Számoljunk:
- Heti költség: 12 × 10 000 Ft = 120 000 Ft
- Havi költség: kb. 480 000 Ft
- Éves költség: közel 5,7 millió Ft
Ennyibe kerül, ha te magad végzed az adminisztrációt.
És ebben még nincs benne a stressz, a fáradtság és a kiégés kockázata.
Vannak a rejtett költségek, amikről ritkán beszélünk
Az adminisztráció nemcsak időt és pénzt visz el, hanem:
Elmaradt bevételt okoz
Amíg e-mailezel vagy számlázol, addig:
- nem szerzel új ügyfelet,
- nem fejleszted a vállalkozásodat,
- nem foglalkozol bevételtermelő munkával.
Késő ajánlatok = elveszett munkák
Ha az ajánlat:
- későn megy ki,
- pontatlan,
- vagy elmarad,
az ügyfél gyakran mást választ.
Ez folyamatos mentális terhelést jelent.
Az állandó „még ezt is meg kell csinálnom” érzés pedig csökkenti a fókuszt, rontja a döntéshozatalt, hosszúr távon pedig kiégéshez fog vezetni.
Miért végzi mégis mindenki maga el ezeket a feladatokat?
A leggyakoribb okok:
„Majd én gyorsabban megcsinálom”
„Nem éri meg kiszervezni”
„Nem tudnám jól elmagyarázni másnak”
„Most még kicsi a vállalkozásom”
A valóság viszont az, hogy pont a növekedés egyik legnagyobb akadálya, ha mindent egyedül akarsz csinálni.
Mikor éri meg elgondolkodni azon, hogy kiszervezd ezeket a feladatokat?
Akkor, ha:
- rendszeresen estére marad az adminisztráció,
- csúsznak a válaszok és ajánlatok,
- úgy érzed, mindig utol kell érned magad,
- szeretnél több időt a szakmai munkára.
Egy virtuális asszisztens segítségével:
- levehető rólad az adminisztráció jelentős része,
- kiszámíthatóbbá válik a működés,
- felszabadul az időd a bevételtermelésre.
Azt gondolom, hogy a fentiek ismeretében több hátránya van annak, ha te végzed el az összes feladatot, mintha megbíznál vele valakit.
Az adminisztráció szükséges – de nem kell, hogy minden terhe a te válladon legyen.
Ha szeretnéd megérteni, mi is pontosan a virtuális asszisztencia, és hogyan segíthet a mindennapi működésben, olvasd el a blogon az ehhez kapcsolódó bejegyzéseket.
Kevesebb adminisztráció = több idő a valódi munkára.
Piacra Fel! 